6 novembre 2020, par Anne-Cecile Franc, Audrey Campbell, Bruno Cicchero, Mélanie Fenaert

Inscrire les participants d’un parcours par l’intermédiaire de la liaison Gaia (Workflow)

e-formation National


La date d’ouverture de la formation approche. Vous avez envoyé votre fiche d’ouverture de parcours à la DAFOR, qui a procédé à l’enregistrement des stagiaires. Cette opération active la liaison avec Gaia vous permettant d’inscrire en quelques clics des participants et des formateurs dans votre parcours.

Pour cela, il existe deux manières d’accéder à la page dédiée.

  • Cliquez sur le bouton « Session en préparation ».
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  • Ou bien, dans le bloc Administration en bas de la colonne de gauche, cliquez sur Administration du Parcours, puis Workflow.

Vous entrez alors dans la page « Cycle de vie du parcours », aussi nommée Workflow.

Cliquez sur la ligne Gaia pour la développer et rechercher les sessions Gaia à associer au parcours. Cliquez sur le +.
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Une nouvelle page s’ouvre alors avec différents champs de recherche. Vous pouvez rechercher un dispositif de différentes manières :
• En indiquant un intervalle de dates,
• En entrant le numéro de dispositif ou des mots clés de l’intitulé de votre parcours dans le champ Dispositif.
À noter : si vous n’entrez rien dans le champ dispositif, cliquez sur la flèche bleue au bout du champ, et l’intégralité des dispositifs apparaîtra.

Tous les dispositifs correspondants s’affichent alors dans un menu déroulant.
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Sélectionnez le dispositif voulu. Un champ Modules apparaît, sélectionnez-en un dans le menu déroulant.
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Apparaissent alors les différentes sessions, avec le nombre de formateurs et de participants : sélectionnez-en une.
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Deux rectangles apparaissent, contenant la liste des participants à gauche, et celle des formateurs à droite.
Cochez la case Inscrire tous les participants et éventuellement Inscrire tous les formateurs (si ceux-ci ne sont pas déjà inscrits).
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Si votre parcours contient des groupes, vous pouvez sur cette page associer les participants à un groupe sur le parcours. Il est possible de créer directement un nouveau groupe depuis cette page.
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Remarque :
La possibilité d’écraser les inscriptions précédentes vous est donnée en cochant la dernière case : il est déconseillé d’utiliser cette fonctionnalité, hors cas très spécifiques.

Enfin, n’oubliez pas d’enregistrer.
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Si les autres modules de la formation correspondent à des utilisateurs différents, il vous faudra recommencer l’opération, sans écraser les utilisateurs déjà inscrits. Si les modules correspondent aux mêmes utilisateurs, inutile de recommencer l’opération pour ces modules.

Vous pourrez alors retrouver et gérer vos utilisateurs via la Liste des participants (colonne de gauche).
Autre possibilité, les gérer via le bloc Administration (en bas de la colonne de gauche), en cliquant sur Utilisateurs, Utilisateurs inscrits.
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Pour aller plus loin

Retour vers l’article Ouvrir une session m@gistère et inscrire les participants.
Retour vers l’article Accompagnement et formation à la e-formation.

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