Programme d’achat en volume

Gérer plusieurs écoles avec un seul compte VPP : une fausse bonne idée

Explications

Depuis presque 5 ans, Apple propose aux établissements scolaires un service appelé VPP (Volume Purchase Program) : Programme d’Achat en Volume. Historiquement, ce service a tout d’abord pris la forme de listes de codes iTunes à offrir à des comptes Apple, puis des licences mises à disposition des comptes Apple par l’intermédiaire d’une solution de gestion MDM (Mobile Device Management) pour enfin proposer aujourd’hui la mise à disposition de licences aux appareils ou aux comptes, au choix.

De fait, le positionnement de ce compte VPP est devenu stratégique pour gérer et distribuer les applications aux utilisateurs, le plus vite possible, le plus simplement possible, mais en respectant certaines contraintes pour des évolutions futures.

Les choses ne sont pas si simples quand il faut gérer plusieurs écoles avec un seul compte VPP.

LE COMPTE VPP UNIQUE POUR TOUS : LA SOLUTION DE FACILITÉ QUI SE RETOURNERA CONTRE VOUS

Le positionnement le plus logique et le plus simple pour un compte VPP quand on doit alimenter plusieurs flottes d’iPad est bien entendu tout en haut de l’arborescence :

À première vue, la solution est simple, la gestion facile et rapide puisque on fait l’acquisition des licences d’une application en une fois et on les déploie sur l’intégralité des flottes, en l’assignant à un groupe qui pourrait s’appeler « tous les appareils ».

Quand on y regarde d’un peu plus près, au fil des expériences et des projets, on s’aperçoit rapidement que ce modèle a des limites. Et malheureusement, parfois, il est impossible, quelque temps plus tard, de faire marche arrière.

- la gestion des licences est impossible : avec un VPP unique, pour chaque application, un volume de licence apparait, notamment dans l’outil de gestion utilisé :

Difficile alors de savoir combien de licences possède chaque école. Et même si dans le MDM, des licences sont affectées par école, rien ne certifie qu’elles sont à leur bonne place. Il faut donc avoir une gestion parallèle du nombre de licences affectées par établissement.

- la gestion des crédits VPP est impossible : pour acheter des licences, les écoles peuvent acheter ou recevoir du crédit à dépenser dans le VPP. Si plusieurs écoles alimentent un VPP unique avec du crédit, celui-ci vient s’ajouter au crédit existant, de manière à ne présenter qu’un montant global :

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Impossible alors de savoir quel solde possède chaque école. Il faut là encore avoir une gestion parallèle stricte des montants disponibles par établissement.

- la délégation aux établissements est impossible : compte tenu des deux points précédents, il est de fait impossible de déléguer l’acquisition des applications dans le VPP, puisque l’administrateur ainsi créé aurait accès à l’ensemble des crédits et des licences.
Quand on sait que ce sont les équipes enseignantes qui valident le choix des applications pédagogiques, quand on réalise le temps que cela peut prendre à un prestataire ou une équipe technique municipale, quand on réalise la sécurité et la simplicité du processus d’acquisition et de déploiement, c’est extrêmement dommage de se priver de cette possibilité.

- la propriété des applications revient de droit au propriétaire du compte VPP : ceci peut, sur le principe, s’avérer problématique lors du fléchage de certaines subventions, comme celles du plan numérique attribuées par école.

- il faut souvent revenir sur les groupes d’attribution des applications : dès que l’attribution des applications "à tous les appareils" ne correspond plus au besoin, il faut alors exclure des flottes puis, au final finir par réattribuer les licences sur des groupes différents, perdant ainsi le gain de temps initial.

UN COMPTE VPP PAR ÉCOLE : LA SOLUTION IDÉALE

Si on souhaite vraiment s’affranchir des limites et problématiques précédentes, c’est la solution à adopter :

Bien évidemment, c’est la plus chronophage : quand on veut déployer une application sur toutes les écoles, il faut se rendre dans chaque compte et réaliser l’opération d’acquisition et de déploiement. Mais avec ce modèle, les licences, les budgets, les achats, les propriétés sont cloisonnés et correspondent à chaque établissement, qui pourra, peut-être, à terme, participer à l’évolution de son parc de tablettes en déployant lui-même les applications dont ses enseignants ont besoin, et ce, en toute sécurité et sérénité.

Pour obtenir un compte VPP académique pour son établissement, il est possible de suivre le tutoriel suivant.

LA CASCADE DES COMPTES VPP : LA SOLUTION OPTIMALE

Un compte VPP chapeautant l’ensemble des écoles n’est pas une mauvaise idée en soi :

Il permet de répondre à un besoin et se justifie par les mêmes raisons que le VPP par établissement. Il ne doit juste pas, à notre sens, être utilisé seul. Il vient compléter les VPP de chaque école.

Prenons un exemple concret : une mairie fait l’acquisition d’applications racontant des histoires aux enfants de 6-7 ans. Les licences lui appartenant, elle souhaite les mettre à disposition des iPad dans ses écoles primaires. Cependant, lors des vacances scolaires, elle souhaite les retirer des iPad dans les écoles pour les rendre disponibles sur les iPad de ses centres de loisirs.
Dans ce cas, et uniquement celui-ci, le VPP global est parfaitement adapté à cet usage.