15 juin 2016, par Didier Percevault

ENT Essonne

Le système d’information du collège mobilisé pour communiquer en situation d’urgence

Alerte inondations

ENT Département de l’Essonne


Témoignages croisés des actions menés par les équipes de direction pour communiquer en direction de la communauté éducative lors des inondations de Juin 2016.

Le jeudi 2 juin 2016, suite aux importantes inondations dans le département, la Préfecture de l’Essonne a pris un arrêté stipulant la fermeture le vendredi 3 juin 2016 de certains établissements scolaires (écoles, collèges, lycées). Coincé entre la vallée de l’Yerres et le bassin de la Seine au sud, le bassin de Montgeron a été particulièrement impacté par cette mesure puisque dans un premier temps, ce sont dix collèges qui ont été concernés.

Face à cet état d’urgence, un certain nombre de chefs d’établissement se sont appuyés sur les services numériques en ligne pour communiquer en direction de leur communauté.

Le site web d’établissement

Le site web d’établissement constitue un média universel sur lequel les équipes de direction communiquent avec les familles.

Exemples :

Annonce de la fermeture (site web)
Collège André Dunoyer de Segonzac de Boussy-Saint-Antoine.
Annonce de la fermeture (site web)
Collège Eugène Delacroix de Draveil
Annonce de la fermeture (site web)
Collège Henri Wallon de Vigneux-sur-Seine

Ce support de communication permet d’informer tout le monde sans barrière d’authentification.

L’espace numérique de travail

Les chefs d’établissement ont également utilisé ENT Moncollege.essonne.fr pour gérer cette crise et communiquer la décision préfectorale de fermeture de leur établissement.

Selon les établissements, deux applications ont été utilisées : le module actualités et la messagerie.

Certains d’entre eux ont préféré doubler cette information par des publications sur leur site web.

La publication d’actualités

Au collège Bellevue de Crosne, la Direction a publié une actualité relative à la décision préfectorale.

Annonce de la fermeture
Actualité rédigée par le Principal adjoint

Compte-tenu de l’importance de l’événement, l’établissement a également publié un article sur son site web.

Annonce de la fermeture (site web)

Dans le week-end qui a suivi cette fermeture, une seconde information publiée sur ce site annonçait la réouverture du collège.

Annonce de la réouverture (site web)

Au collège La Vallée d’Épinay-sous-Sénart, le chef d’établissement a diffusé les décisions de fermeture et de réouverture du collège via le module Actualités de l’ENT.

Annonce de la fermeture
Actualité rédigée par la Principale
Annonce de la reprise des cours
Actualité rédigée pat la Principale

Là encore, la Direction a utilisé comme support de cette information sur son site web.

Annonce de la fermeture (site web)

La rédaction d’un courriel sur l’outil de messagerie interne à l’ENT.

Selon les usages de l’ENT en vigueur dans chaque collège, les chefs d’établissement ont rédigé des courriels soit à l’ensemble de la communauté éducative de leur établissement, soit à une partie de celle-ci.

Au collège Alphonse Daudet de Draveil, la communication s’est faite auprès de l’ensemble des membres de la communauté éducative.

Annonce de la fermeture
Courriel du Principal

Au collège Weiler de Montgeron, la communication a été réalisée auprès des personnels (enseignants ou non) de l’établissement et des parents d’élèves.

Annonce de la fermeture
Courriel de la Principale adjointe

La situation de cet établissement a évolué dans la soirée du 2 juin. Il a été en effet retiré de la liste des établissements fermés par la Préfecture de l’Essonne. La Direction du collège a donc adressé un second courriel rectifiant le précédent.

Contre-ordre sur la fermeture
Courriel du Principal

Au collège Guillaume Budé de Yerres, la communication a été réalisée auprès des personnels (enseignants ou non) de l’établissement.

Annonce de la fermeture
Courriel de la Principale

La brusque montée des eaux de l’Yerres à proximité du collège a entraîné également l’évacuation de cet établissement dans la journée du 2 juin. La principale de cet établissement a tenu à remercier l’ensemble du personnel quant au déroulé de cet exercice d’évacuation, là encore au travers de la messagerie de l’ENT.

Remerciement suite à l’évacuation du collège
Courriel de la Principale

Un bilan de cet exercice d’évacuation a été rédigé par la gestionnaire du collège et diffusé par courriel à l’ensemble des personnels de l’établissement.

Bilan de l’exercice d’évacuation
Courriel de la gestionnaire

Un dernier message relatif à cet événement et stipulant la reprise des cours a été rédigé par la Direction.

Annonce de la reprise des cours
Courriel de la Principale

Le service de notification intégré à l’ENT

Grâce au système de notifications introduit par la dernière mise à jour de l’ENT, personnels de l’établissement (enseignants ou non), familles et élèves ont reçu sur une messagerie externe à l’ENT ces informations, à condition bien sûr d’avoir paramétré ces notifications.

Trois actions à réaliser :

  • renseigner l’adresse de courriel destinataire des notifications
  • choisir la nature des notifications : actualités, messagerie, etc.
  • fréquence des notifications : immédiate, quotidienne, hebdomadaire, jamais.
Capture d’écran : personnalisation des notifications extérieures

Conclusion

Il existe de nombreux moyens de communication mobilisables en situation d’urgence. Pour atteindre tous les publics, il faut diversifier les supports de médiatisation.

 Média Remarque  Notification  Ressource humaine mobilisée
Site web Tout le monde n’a pas le réflexe de consulter le site web d’établissement Pas de notification webmaster
ENT - Actualité Visible par toute la communauté après authentification Notification par courriel chef d’établissement
 ENT - Messagerie Visible après consultation de la boîte de réception de la messagerie interne Notification par courriel chef d’établissement
Service de gestion scolaire Envoyer un SMS à tous les parents Téléphone mobile chef d’établissement / CPE

L’accompagnement des usagers de l’ENT dans la personnalisation de l’ENT et de son système de notifications doit être accompagné dès le début de l’année scolaire afin d’améliorer la communication interne de l’établissement.

La notification par courriel ne permet pas d’atteindre toutes les familles. Mais elle constitue un moyen efficace de communication à moindre coût.

Un grand merci aux personnels de direction des établissements suscités qui non seulement ont permis la rédaction de cet article, mais aussi ont montré des exemples d’usages de l’ENT Moncollege.essonne.fr ou site internet comme outil de gestion d’une situation d’urgence.

Fiche pratique

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