13 avril, par Stéphane Guérault, Jean-Sébastien Barboteu

Dans les coulisses

Comment s’organiser pour mettre en place un webinaire ?

e-formation


Dans cette publication nous allons aborder les différents jalons de la préparation d’un webinaire. Ce scénario s’appuie sur l’expérience acquise depuis ses derniers mois par les services du rectorat de Versailles et ses partenaires institutionnels.

Nous nous appuierons sur un exemple de webinaire mis en œuvre dans le cadre du cycle de conférences sur l’intelligence artificielle. À chaque étape nous vous proposerons des outils d’aide à la prise de décision.
Notre démarche est décomposée en 5 grandes étapes :

Organiser une réunion de travail pour prévoir l’organisation (sans les intervenants)

L’objectif de cette première réunion est destiné à formaliser les attendus du projet. Tous les intervenants au webinaire ne sont pas conviés lors de ce premier temps de travail.
À la fin de cette réunion vous devez avoir :

  • établi la liste des intervenants,
  • défini les temps de paroles, les sujets traités,
  • choisi les interactions souhaitées, les modalités du webinaire ("conférence simple" conférence « master class » [1], table ronde, atelier),
  • le public (la taille de l’événement).

Vous devez alors choisir le dispositif technique qui sera le plus adapté à votre organisation.Le choix de la solution technique est important car vous devrez mobiliser des personnels pour gérer les dispositifs techniques. Il convient donc de vous assurer de la faisabilité de votre scénario pour la prochaine étape.

Nous vous proposons ci-dessous du tableau comparatif des offres de services de Visio-conférence institutionnels qui peuvent être utilisé dans votre projet.

Tableau comparatif des services de Visio-conférence institutionnels pour des webinaires
(Cliquez sur l’image pour l’agrandir)

Organiser une réunion de préparation (avec les intervenants)

L’objectif de cette deuxième réunion de travail est de fixer tous les éléments de communication à propos du webinaire :

  • le calendrier de communication (débuter une communication ciblée au minimum 15 jours avant),
  • un agenda des tests techniques pour chacun des intervenants,
  • dans la mesure du possible, une première version du conducteur doit émerger : l’ordre des interventions, le timing, les éléments de langage.

Dès cette étape vous devez communiquer sur votre événement.

Nous vous conseillons de vous appuyer sur une page publique ENT ou votre site d’établissement pour communiquer à propos de votre webinaire.
Il faudra trouver le ou les meilleurs leviers pour mobiliser votre public : invitation via une liste de diffusion, convocation par le service de formation académique, relais de l’événement via les médias sociaux, etc.
Voici une petite carte des possibles avec des interlocuteurs à convaincre.

Communication à propos d’un webinaire - quelques pistes d’actions
(Cliquez sur l’image pour l’agrandir)

Remarque : votre organisation doit tenir compte de la taille de votre public. Vous devez prévoir un nombre conséquent de modérateurs pour les discussion en direct (chat) : 1 modérateur pour 40 participants.


Réaliser des tests

Même si cette étape est considérée comme optionnelle. Elle ne doit pas être négligée. C’est en faisant des tests que l’on peut anticiper les problèmes techniques. Cette étape est obligatoire notamment quand les intervenants ne connaissent pas l’outil de Visio-conférence qui sera utilisé pour le webinaire.

Les tests doivent être réalisés dans les conditions du direct. Vous devez vous assurer que les équipements utilisées peuvent bien diffuser les flux audio/vidéo. Vous devez faire les tests depuis les lieux prévus pour le webinaire.

Une attention particulière sera faite notamment pour les diffusions sur le temps scolaire depuis les établissements scolaires notamment en raison des nombreux dispositifs de sécurité déployés.

 Identifier les problèmes de connexion depuis l’établissement

Lieu Service de sécurisation Qui gère la sécurité informatique ? 
Collège des Yvelines Parefeu AMON Rectorat de Versailles (DSI) [2]
Collège de l’Essonne Parefeu AMON Rectorat de Versailles (DSI)
Collège des Hauts-de-Seine Parefeu RGE [3] Département des Hauts-de-Seine (DSI) [4]
Collège du Val-d’Oise Parefeu AMON Rectorat de Versailles (DSI)
Lycée de l’académie Parefeu AMON Rectorat de Versailles (DSI)

Pour les écoles de l’académie, le dispositif de filtrage peut être délégué à la mairie. Le référent numérique local pourra vous renseigner sur les conditions techniques dans votre établissement.

L’accompagnement technique des spectateurs depuis leur domicile reste assez complexe tant les situations sont différentes.


Jour J : l’événement

Le jour de l’événement l’article faisant référence au webinaire est mis à jour pour intégrer le lien ou l’intégration de la Visio-conférence.

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Communiquer à propos des archives

La publication initiale est enrichie avec les différentes ressources complémentaires pour promouvoir l’événement et notamment :

  • les supports diffusés lors du webinaire,
  • une archive vidéo consultable depuis la plateforme académique de partage de vidéos.

Cas d’étude : le webinaire Les algorithmes dans l’IA du 4 février 2021 à 17h30

Exemple de répartition RH pour le webinaire

Fonctions Effectif Commentaire
Intervenants 3 personnes
Animateurs 3 Personnes
Technique 1 Personne Logiciel OBS (enregistrement), VideoDIFF, BBB
Modération 5 Personnes Gestion du chat, des discussions en direct

Promotion de l’événement

Présentation du contexte
(Cliquez sur l’image pour l’agrandir)
Présentation des intervenants et replay du webinaire
(Cliquez sur l’image pour l’agrandir)

[1master class : définition sur Wikipédia https://fr.wikipedia.org/wiki/Class...

[2CARIINA : Portail d’assistance d’aide et de conseil du rectorat https://cariina-apps.easyvista.com/

[3RGE : Réseau général des établissements

[4Guichet unique ENC : Portail d’assistance du projet Environnement numérique des collèges des Hauts-de-Seine

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