18 janvier, par Fabrice Gély, Anne-Cecile Franc, Guillaume Barré

e-formation

Organiser un webinaire

faciliter le travail à distance

e-formation


Définition et modalités d’organisation

Contraction de « Web » et « séminaire », le webinaire désigne une forme de conférence diffusée en ligne, permettant à un grand nombre de personnes d’assister en direct à l’événement.

Capture d’écran d’un webinaire intitulé « apprendre (par) la coopération » montrant la chercheuse Céline Buchs utilisant cette solution.

En fonction de la solution choisie, trois possibilités sont offertes aux organisateurs :

  1. Les intervenants sont réunis sur le même lieu. Ce type de webinaire s’apparente beaucoup à un plateau télévisuel diffusé en direct. Cela implique de disposer d’un lieu adapté, disposant d’un système de sonorisation et de captation adapté, avec un connexion internet au débit élevé. Les intervenants doivent se déplacer dans cette première configuration, et les solutions techniques proposées sont souvent assez coûteuses.
  2. Les intervenants interviennent depuis une salle virtuelle à laquelle ils accèdent sur leur propre ordinateur.
    Beaucoup plus souple et moins coûteux, ce type de webinaire permet aux intervenants de participer depuis n’importe quel endroit, y compris à l’étranger. Il suffit de disposer d’une connexion Internet de bonne qualité, et bien sûr d’un système de captation d’image et de son correct sur leur ordinateur.
  3. Une troisième possibilité consiste à combiner les deux modes précédents en présentiel et à distance.
    Les solutions techniques utilisées sont diverses, permettant plus ou moins d’interactions avec les participants.
    Certaines sont très coûteuses, d’autres sont portées par le ministère, comme la solution ma cl@sse virtuelle.

La DANE organise différents types de webinaires, dont vous pouvez revisionner les enregistrements à titre d’exemples :

Organiser un webinaire avec ma cl@sse virtuelle

La solution Ma cl@sse virtuelle ne nécessite ni matériel complexe, ni achat de licence.
Cliquez sur l’action de ce mode d’emploi qui vous intéresse en fonction de vos besoins, ou suivez les étapes dans l’ordre.

1- La DANE peut vous accompagner


  • À titre individuel, vous pouvez vous inscrire au PAF à la formation « CONCEVOIR ET ANIMER UNE CLASSE VIRTUELLE » d’une durée de 10 heures dont seulement 3 en présentiel.
  • En équipe, sur demande (public désigné), vous pouvez également suivre la formation sur mesure « Accompagnement sur mesure e-formation ».
  • Vous pouvez enfin contacter le support-eformation et demander des conseils plus personnalisés.

2- Définir les besoins


a) Définir le sujet, la problématique, les objectifs pédagogiques
Un webinaire se construit de la même manière qu’un séminaire classique. Il porte sur un thème précis, pose une problématique, définit des objectifs d’apprentissage.

b) Intervenants
Y aura-t-il un seul intervenant ? Plusieurs ? Leurs présentations se succèderont-elles ? Dialogueront-ils au contraire ? Y aura-t-il un animateur ? Qui se chargera de relever les questions du chat ? Les réponses se feront-elles par le biais du chat ? Devront-elles être relayées aux intervenants ?
Les intervenants ont-ils déjà participé à un webinaire ? Connaissent-ils la solution utilisée ? Sont-ils à l’aise avec le numérique ? Prennent-ils en compte les questions d’ergonomie de conception afin de ne pas réaliser des diaporamas indigestes ?

c) Public (profil et nombre)
Combien de participants y aura-t-il ?
Jusqu’à 30 personnes en choisissant le mode classe virtuelle, toutes les interactions restent possibles. Les participants peuvent prendre la parole, écrire sur les tableaux blancs, se mettre en atelier... La formation peut mettre en place un design pédagogique très interactif et constructiviste.
Au-delà de 30, il n’est pas possible de les faire participer à l’oral. En utilisant le mode webinaire de la solution ma cl@sse virtuelle, les interactions sont désactivées. Il n’est alors possible que d’écrire dans le chat et de répondre à un sondage lancé par un intervenant ayant le rôle d’animateur. Dans ce mode, plusieurs centaines de participants peuvent se connecter en direct, mais la formation sera très descendante.
Le profil du public sera également intéressant à analyser en amont. Est-il homogène ou hétérogène ? Quel est son niveau de connaissance (ou de pratique) du sujet abordé ? Le recours au numérique constituera-t-il une difficulté à accompagner ?

d) Lieux
Les participants peuvent assister à l’événement depuis le lieu de leur choix. Chez eux, en mobilité avec l’application mobile, ensemble sur leur lieu professionnel en projetant la conférence sur grand écran... Les possibilités sont multiples.
Pour ne pas générer un écho quand leurs micros sont ouverts en même temps, il est préférable que les intervenants soient dans des lieux distincts, connectés chacun sur un ordinateur différent, en ayant paramétré au préalable leur micro et leur caméra.
Ce lieu doit être calme et adapté. Le cadre (l’environnement visible derrière l’intervenant) et l’éclairage doivent avoir été choisis avec un soin proche d’une interview filmée.

Pour permettre aux intervenants de se trouver sur le même lieu et d’intervenir ensemble tout en conservant une bonne qualité audio et vidéo, sans larsen et sans écho, il sera alors nécessaire d’investir dans l’achat d’une caméra adaptée et d’un matériel de sonorisation spécifique.

e) Temps
En général, comme une classe virtuelle, un webinaire ne dépasse pas une heure, temps au delà duquel l’effort de concentration visuelle et auditive trouve ses limites.
Ce temps qui peut être vécu de manière relativement passive pas les participants gagnera à être dynamisé par un découpage stimulant ou par des modalités qui encouragent les interactions : incitation à participer dans le chat, sondage...

En passant en revue les différents points abordés ci-dessus, vous parviendrez plus facilement à définir le scénario qui sera le plus adapté à votre public.


3- Scénariser en amont


a) découpage temporel
Dans le cas d’une classe virtuelle, il est indispensable d’avoir recours à des activités courtes qui se succèdent selon un rythme dynamique.
Une classe virtuelle séquencée de cette manière évite que les participants derrière leur écran soient tentés de faire tout autre chose en parallèle ou décrochent avec d’autant plus de facilité que rien n’est plus facile à distance !
Il peut être pertinent de la préparer à la manière d’un conducteur radio.

exemple de conducteur pour une classe virtuelle formative
modèle de conducteur vierge à télécharger

Dans cet exemple d’une classe virtuelle interactive et dynamique les participants sont sollicités fréquemment et les activités proposées sont séquencées selon un rythme assez rapide (entre 2 et 5 minutes par activité).
Dans le cas d’un webinaire plus descendant, les temps d’intervention seront plus longs. À vous de trouver le scénario ou le contenu qui passionnera les participants jusqu’au bout ! Cela peut aussi passer par la manière de concevoir la présentation ou d’alterner les types de supports : (diaporama, médias, sondages...) Vous pouvez choisir de proposer une conférence dialoguée, à plusieurs intervenants. Vous pouvez utiliser un format question / réponse... N’hésitez pas à innover même si le cadre technique est un peu contraignant.

b) actions des animateurs
Les actions des animateurs doivent avoir été pensées au préalable. En cas de co-animation, les rôles doivent être répartis en amont lors de la réalisation du conducteur.
En fonction du scénario et des réglages de la classe virtuelle, un animateur peut avoir à :

  • lancer l’enregistrement
  • prendre la parole (gérer l’ouverture de son micro et de sa caméra)
  • diffuser un support (diaporama, autre document, média vidéo ou audio...)
  • lire les messages du chat et y répondre
  • lancer un sondage

et en mode classe virtuelle, interactif :

  • gérer les droits (annotations, micro, caméra, chat) et les paramètres (chat, affichage des caméras, micro, caméra)
  • commenter les annotations des participants en identifiant chaque auteur
  • changer le statut d’un participant (en animateur ou l’inverse)
  • commenter les annotations des participants en identifiant chaque auteur
  • lancer et gérer les ateliers
  • interrompre les ateliers / afficher les productions réalisées
    (...)

c) actions des participants
De la même manière, les actions des participants doivent être pensées en amont et indiquées dans le conducteur.

  • en mode webinaire :
    Quand le mode webinaire a été choisi, les participants ne pourront interagir que par le biais du chat. Il sera nécessaire d’avoir pensé la manière dont ces interactions seront gérées au cours de la conférence.
    Un animateur dédié sera-t-il chargé de répondre au fur et à mesure aux questions en direct dans le chat ?
    Les questions sont-elles relayées en direct au fur et à mesure par un animateur dédié au conférencier principal ?
    Les questions sont-elles prises en note par un animateur dédié pour être synthétisées et relayées à la fin de l’intervention du conférencier principal ?
  • en mode classe virtuelle :
    Dans le mode classe virtuelle, les participants peuvent interagir de multiple manière, par le chat, par les annotations, en prenant la parole (micro et caméra).
    L’animateur doit gérer la manière dont ces interactions peuvent avoir lieu en indiquant les règles de circulation de la parole.
    Les signes visuels (main levée) peuvent être utilisés pour réguler les prises de parole.
    Quand les participants n’ont pas correctement paramétré leur micro, afin d’éviter les phénomènes d’écho, l’animateur fera couper les micros entre chaque prise de parole.

4- Produire les supports en amont


a) diaporamas :
Le support le plus simple à réaliser et le plus efficace sera le diaporama. Comme dans une conférence classique, l’animateur veillera à respecter l’ergonomie de conception en ne faisant pas figurer trop d’informations sur chaque diapo. Il pourra recourir à des animations pour faire apparaître les éléments au fur et à mesure de son intervention. (cf. Conférence d’Éric Jamet : « Des ressources numériques efficace, ça existe ? »)
Différents formats sont acceptés, mais le format à privilégier est le format .pdf, en exportant une page par animation. Les images ne doivent pas être trop lourdes pour que l’affichage ne prenne pas trop de bande passante au cours de la classe virtuelle.
En mode interactif, il est possible de penser des espaces blancs dans les diapos pour que les participants interagissent au moyen d’annotations selon le scénario envisagé en amont.

b) médias : images, vidéos, sons
Il est également possible de préparer des images, de courts extraits vidéo ou audio qui pourront être diffusés en appui de la présentation. Une vidéo sans son peut être commentée en direct par le conférencier. Quand le son est conservé, le conférencier coupe son micro et utilise l’extrait comme une illustration qui peut venir rythmer sa présentation.
Voici les formats acceptés :


5- Créer la classe et la paramétrer


a) création et paramètres
L’article « comment créer une classe virtuelle ? » explique comment créer l’activité et en régler les différents paramètres.
Voici par ailleurs une capture d’écran des réglages choisis pour un webinaire public :

b) inscriptions :
L’accès peut être paramétré en mode public, ce qui permet de participer à la conférence sans inscription préalable, et sans compte académique. Le conférencier et les animateurs devront être inscrits en amont avec des droits d’animateur.
Il est possible de réserver l’accès à la conférence à des personnes identifiées qui devront être inscrites au préalable. L’inscription des participants et des animateurs se fait depuis la plateforme Ma cl@sse virtuelle grâce au lien « ajouter/retirer », ou depuis les paramètres ("modifier").

Il est possible d’inscrire les participants :

  • par leur adresse académique (quand elles se sont déjà connectées)
  • ou en ajoutant leur courriel dans l’espace invité. (ce qui permet d’inscrire des personnes qui ne disposent pas d’une adresse académique)

    Celui qui a créé la classe virtuelle a le rôle d’hôte, rôle le plus élevé. Les intervenants devront avoir les droits d’animateur, les participants les droits « participant » (ou « animateur » selon le scénario choisi).

6- Communiquer en amont de l’événement


a) communiquer le lien
Quand le mode public a été sélectionné, une fois la classe créée et paramétrée, depuis la page de l’activité, il est possible de récupérer le lien direct (personnalisable dans les paramètres) qui pourra être communiqué aux participants ensuite soit dans un article dédié à la communication autour de cet événement, soit dans un courriel d’invitation.

b) envoyer une invitation
Quand les participants sont connus et ont pu être inscrits au préalable, il sera possible de leur envoyer une invitation personnelle depuis la plateforme « ma classe virtuelle », sur la page de l’activité.

Le texte de cette invitation peut être personnalisé avant envoi.

c) utiliser d’autres supports de communication
Il peut être intéressant de communiquer plus largement sur l’événement en rédigeant un article sur un site académique, ou en relayant l’information sur les réseaux sociaux pour en faire une plus large publicité.

e) choisir des visuels :
Quand l’événement s’inscrit dans un programme récurrent, le choix d’une identité visuelle peut présenter un intérêt. La même charte graphique pourra alors être utilisée pour communiquer autour des différents évènements, ainsi que pour les différents documents (diaporamas, montage vidéo)...


7- Déposer les supports et créer les activités nécessaires


a) diaporamas et médias en téléchargement ou non
Les médias préparés seront déposés dans la classe virtuelle en utilisant l’icône représentant un dossier ("Ajouter/gérer des contenus") présente dans la colonne de droite de l’application :

La fenêtre d’édition des contenus vous permet d’importer les documents souhaités de votre ordinateur (ou de mes contenus via si vous les avez déposés depuis l’onglet « mes contenus » de la plateforme Ma cl@sse virtuelle) :

Vous pourrez choisir de les rendre disponibles ou non en téléchargement à l’issue de la conférence en cochant la case appropriée.

b) liens
Différents liens peuvent être préparés et partagés pour alimenter la présentation, généralement pour fournir des compléments et des approfondissements possibles. Il sera préférable de ne les fournir qu’à la fin de la présentation à condition de les avoir rendus publics et de ne pas les afficher au cours de l’intervention. En effet, afficher le lien envoie les participants dans une autre fenêtre. Les moins expérimentés ne sauront pas revenir sur la fenêtre de la classe virtuelle.

c) tableaux blancs - espaces d’interaction
Les tableaux blancs sont des espaces privilégiés d’interaction. Dans le mode classe virtuelle, les participants peuvent y interagir en direct de manière simultanée. C’est le cas également sur une page blanche d’un diaporama ou dans les espaces blancs ménagés à cet effet.
En mode webinaire, seuls les animateurs peuvent interagir et utiliser les annotations.

d) sondages
En mode classe virtuelle et en mode webinaire, il est possible d’interagir avec les participants en leur posant des questions fermées, à choix multiple ou des questions ouvertes (à réponse abrégée) s’ils ne sont pas nombreux. Les résultats sont ensuite visibles en direct par les animateurs et par les participants si les réglages choisis le permettent.

e) ateliers
En mode webinaire, les ateliers ne sont pas disponibles.
En mode classe virtuelle, il est possible de lancer des ateliers qui permettront de faire travailler les participants en petits groupes dans des salles virtuelles distinctes. Ces ateliers doivent être créés au préalable, scénarisés et préparés avec des consignes à destination des participants.

Des documents peuvent être déposés dans la salle principale et partagés dans tous les ateliers. Pour qu’un document ne soit présent que dans un atelier, il faut le déposer uniquement dans l’onglet de l’atelier choisi :

Voici par exemple des participants en train de travailler et d’échanger dans un atelier :

Ils ne voient pas les autres groupes et travaillent entre eux sur les supports à leur disposition.

f) Gestion de mon contenu Via
Tous les contenus évoqués précédemment peuvent également être gérés en amont depuis la plateforme Ma cl@sse virtuelle, sur la page « Mes contenus ». C’est intéressant notamment quand ils doivent être utilisés de manière récurrente.

Chaque élément pourra ensuite être récupéré plus rapidement depuis la classe virtuelle.


8- Pré-requis techniques et entraînement


a) brancher son micro et sa webcam
Cette étape est très importante !
De la qualité du son va dépendre le confort d’écoute pour les participants qui assisteront à la conférence à distance.
Rejoindre une classe virtuelle Via et régler son micro
Diaporama présentant les réglages préconisés

b) connexion internet nécessaire
Une vitesse de 3 Mb/s pour la connexion descendante est le minimum recommandé qui permet de diffuser le flux sonore descendant. En fonction des éléments affichés (webcam, documents ou médias « lourds »), il peut être nécessaire de disposer d’un débit supérieur.
Il faut également vérifier le débit « montant » qui permettra de diffuser sa propre vidéo et son audio.
Un débit montant de 2.5 Mb/s permet un envoi de ces données de bonne qualité. Malheureusement, la plupart des abonnements ADSL ne proposent qu’1Mb/s « montant ». Dans ce cas, il vaut mieux oublier les caméras ou n’en diffuser qu’une seule à la fois.
Il est d’ailleurs possible de choisir un format dégradé (profils multimédia = qualité de base) dans les options avancées de l’activité.
Tous les intervenants veilleront à être connectés en filaire.

c) configuration requise
L’extension Adobe Flash Player doit être à jour.

d) lancer un test de configuration
N’hésitez pas à lancer l’assistant de configuration.
Connexion aux serveurs, sortie audio, microphone et caméra sont testés successivement, ce qui vous permettra d’intervenir en amont si nécessaire.

e) programmer une séance d’entraînement
Afin que votre webinaire se déroule le plus parfaitement possible, il est absolument nécessaire de réaliser une répétition en conditions réelles en amont de l’événement.
Prenez rendez-vous sur un créneau commun avec l’ensemble des intervenants.
Chacun se connectera si possible avec le matériel qui sera utilisé le jour J (même ordinateur, même navigateur, même micro-casque, même connexion internet).
La séance de répétition servira à la fois à tester le débit, la qualité du micro et de la vidéo, mais également à passer en revue les supports utilisés, les activités éventuelles et à répartir les prises de parole et les rôles en fonction du scénario choisi, avec si possible un conducteur à l’appui.


9- Animer


Pour que l’animation se déroule bien, pensez à consulter les pré-requis (point précédent) au préalable.

a) vérifier le micro et la caméra des intervenants
Même si cette vérification a déjà eu lieu lors d’une séance d’entraînement préalable, faites un rapide test micro et caméra 10 minutes avant le démarrage de la conférence.
En cas de problème, la personne aura le temps de rectifier ses réglages. Il peut parfois être nécessaire de se déconnecter puis de se reconnecter, ou de changer de navigateur.

b) afficher documents et médias
Tous les documents ont été préparés en amont. Il suffit d’afficher la diapo de démarrage de la conférence.

c) lancer l’enregistrement
À l’heure dite, la conférence peut commencer. Pensez à lancer l’enregistrement s’il a été paramétré en mode manuel.

d) tenir compte des questions du chat et y répondre (oral /écrit)
L’animateur responsable du chat doit penser à consulter les questions du chat pour y répondre en direct par écrit, ou les relayer à l’oral au conférencier, en direct ou à la fin de l’intervention.
Pour plus de facilité, le chat peut être ouvert dans une fenêtre séparée.

e) lancer un sondage
Le sondage a été préparé en amont avec différentes questions. Sélectionnez le sondage, paramétrez-le selon les réglages souhaités (anonyme ou non, participation des animateurs ou non, résultats visibles ou on...) et lancez-le.
Vous ne pouvez pas répondre aux questions et votre écran n’affiche pas la même chose que celui des participants. Vous voyez néanmoins le nombre de réponses s’afficher au fur et mesure ainsi que le nombre de personnes n’ayant pas encore répondu que vous pouvez relancer oralement. N’oubliez pas de poursuivre le contact oral de manière régulière pour informer les participants qui sont derrière leur écran et qui attendent.


10- Projeter la conférence en direct dans un autre lieu


Voici quelques éléments à respecter pour que la projection se déroule le mieux possible.

a) un responsable projette la conférence en direct
La salle choisie pour projeter la conférence en direct doit disposer :

  • d’un vidéoprojecteur,
  • d’un système de sonorisation adapté,
  • d’un débit internet suffisant (au minimum 3 Mb/s),
  • d’un ordinateur connecté en filaire.

Le responsable se connecte à la classe virtuelle à laquelle il a été inscrit (avec un rôle de participant ou d’animateur), sélectionne le mode « haut parleurs » et affiche le contenu de son écran.

Il doit identifier la connectique nécessaire, le plus souvent câble VGA + câble son, ou câble HDMI seul :

câble VGA câble son câble hdmi (qui transmet aussi le son)

La plupart des vidéoprojecteurs récents détectent automatiquement l’apparition d’une nouvelle source vidéo.
Dans le cas contraire, il sera nécessaire de l’afficher manuellement.
Il aura ensuite à appuyer sur le bouton source de la télécommande du vidéoprojecteur, puis à sélectionner « HDMI » ou « ordinateur ».
Il sera peut-être nécessaire de paramétrer l’affichage sur votre ordinateur.

b) poser des questions au conférencier par le biais du chat
Pour poser des questions au conférencier, le plus simple est d’utiliser le chat. Pas de risque de larsen tant que le micro n’est pas activé.

c) poser des questions au conférencier par le biais du micro
La seule manière de ne pas générer de larsen est de sélectionner le mode « haut-parleurs » et d’utiliser le micro externe de l’ordinateur.
Des tests préalables sont néanmoins absolument nécessaires avant que cette manipulation puisse être tentée en direct.
Il est possible de modifier le réglage en cours de route si les tests ne sont pas concluants :

en effectuant un clic droit sur le micro : ou en passant pas l’onglet réglage : ce qui permettra de sélectionner le mode « haut-parleurs » :

11- Éditer l’enregistrement


a) édition simple
À l’issue de la conférence, l’enregistrement est consultable selon les droits d’accès paramétrés, de manière publique, par les participants inscrits, ou seulement par l’hôte et les animateurs.
Le créateur de la classe et les animateurs peuvent éditer l’enregistrement et en recouper le début et la fin grâce à l’éditeur intégré, accessible sur la page de lecture de l’enregistrement.

b) lien à partager
Si l’accès à l’enregistrement a été autorisé dans les paramètres, le lien de l’enregistrement peut être copié et partagé.

c) téléchargement
L’enregistrement ne peut être exporté que par l’hôte (le créateur de la classe). Les animateurs peuvent accéder à la page de demande d’export et cliquer sur la demande mais cette demande n’aboutit jamais.
La demande d’export s’effectue depuis la page de lecture de l’enregistrement, en cliquant sur le symbole réglages de la fenêtre de lecture.

Choisissez alors le format d’export souhaité. (trois exports possibles)

Le temps de mise à disposition de cet enregistrement au format demandé correspond à la durée totale de la conférence enregistrée.
Une fois l’export réalisé, vous recevez une notification par courriel.
Le lien de téléchargement apparaît sur la page de l’activité.

d) édition complexe
Si vous souhaitez retoucher l’enregistrement de manière plus complexe, pour en récupérer un extrait, ou pour réaliser un montage, vous aurez besoin d’utiliser un logiciel de montage vidéo pour éditer le fichier MP4 téléchargé.

e) publication et partage
Le montage exporté au format MP4 pourra ensuite être déposé sur un serveur d’hébergement vidéo pour être partagé ensuite en tant que lien ou intégré dans un article académique.
À cette fin, vous pouvez utiliser la plateforme scolawebTV sur laquelle il est possible de se créer un compte avec son adresse académique.


12- Communiquer à l’issue de l’événement


Une fois la conférence terminée, si vous avez pensé à l’enregistrer, vous pourrez partager cet enregistrement grâce au lien de l’enregistrement présent sur la plateforme Ma cl@sse virtuelle si vous en avez autorisé l’accès, ou grâce au lien de la vidéo si vous l’avez éditée et déposée sur une plateforme d’hébergement dédiée, la ScolaWebtv comme dans l’exemple suivant d’une conférence dialoguée intégrée dans cet article par le code iframe de la vidéo. Le nombre de vue s’affiche sur la vidéo sur la page de gestion des médias de la plateforme Scolawebtv, ce qui peut constituer un indicateur intéressant :


13- Rendre compte des participations


a) rapport de connexion
Pour télécharger le rapport de présence, rendez-vous sur la plateforme Ma cl@sse virtuelle, ou passez par le portail arena. Grâce au lien « mes activités », sélectionnez la classe virtuelle qui vous intéresse.
Cliquez sur le lien « Rapport ». Ce rapport est proposé au téléchargement sous la forme d’un fichier .xlsx

b) connexion en direct / en différé
Le rapport affiche les connexions en direct, mais également les connexions en différé, si certains utilisateurs ont consulté l’enregistrement mis à leur disposition (selon les réglages effectués) sur la plateforme Ma cl@sse virtuelle.


Annexes :

Lien vers un exemple de tutoriel à fournir aux participants d’un webinaire.
Guide complet d’utilisation de la classe virtuelle Via version 8.7

Autres articles sur la classe virtuelle :

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