30 juin 2016, par Jean-Sébastien Barboteu, Raphaëlle Vafiades

Initialiser les services de ENT iTop

Les grandes étapes de la rentrée scolaire

ENT Département des Yvelines Département des Hauts-de-Seine


Quelques rappels utiles pour préparer la rentrée scolaire avec l’ENT iTop

L’annuaire de l’ENT est géré automatiquement à partir des données SIECLE et STSWEB. Les comptes des élèves, enseignants, parents, personnels de l’éducation nationale rattachés à l’établissement sont également générés automatiquement à partir de l’annuaire fédérateur académique.

L’annuaire académique fédérateur fournit par l’académie ne contient pas : les comptes des médecins scolaires, des inspecteurs. Ces comptes ne sont pas crées automatiquement dans l’ENT.

L’annuaire de l’ENT ne contient pas les personnels des collectivités. Exception faite des médiateurs du conseil départemental des Hauts-de-Seine.

Les grandes étapes de rentrée

Etape 0 : Supprimer les doublons parents dans SIECLE
L’établissement doit supprimer tous les doublons parents dans le système d’information le plus tôt possible dans l’année.

Plusieurs axes de travail :

  1. Faire les rapprochements de fratrie avec les arrivées de 6e lors de la bascule d’année,
  2. Supprimer les comptes orphelins.

Ces opérations peuvent être réalisées avec les outils de recherche intégrés à l’application SIECLE.

Etape 0 bis : Initialiser le logiciel d’emploi du temps

Initialiser le logiciel d’emploi du temps

Voir la transcription

CC BY SA NC - Dane académie de Versailles

L’initialisation du logiciel d’emploi du temps doit se faire à partir des données issues des applications nationales et avant de commencer la conception des emplois du temps.

  • Le logiciel d’emploi du temps doit utiliser les nomenclatures académiques (matières, MEF, etc.)
  • Le logiciel d’emploi du temps doit utiliser le même nommage des divisions que dans STSWEB

Afin de pouvoir peupler les groupes créés dans l’emploi du temps, il faut importer les élèves depuis SIECLE vers le logiciel d’emploi du temps. Cet import peut être fait après la création des emplois du temps.

Etape 1 : Initialiser les emploi du temps intégré à l’ENT

Cette procédure est à réaliser par les établissements qui souhaitent afficher les emplois du temps des élèves, des classes directement dans l’application Emploi du temps. Cette opération initialise également le service de cahier de texte intégré à l’ENT.

Écran d’importation Oze

Le mécanisme d’importation permet de :

  • restreindre la période de création des EDT (important sur une semaine)
  • mettre à jour en masse les affectations des élèves dans les groupes

Remarque : les imports réalisés par cette méthode sont répercutés dans les emplois du temps des élèves, des enseignants à J+1 (le lendemain).

Etape 1bis : Initialiser le service de vie scolaire intégré à l’ENT : Educ-Horus

Cette procédure est nécessaire si le collège souhaite utiliser les outils d’évaluation EducHorus intégré à l’ENT.

Initialiser la vie scolaire intégrée à l’ENT : Educ-Horus

Voir la transcription

CC BY SA NC - Dane académie de Versailles

Cette première initialisation nécessite l’import simultané de deux sources de données :

  1. l’organisation pédagogique contenu dans le fichier généré par le logiciel d’emploi du temps,
  2. les informations familles contenues dans 4 fichiers extraits de l’application SIECLE .
Écran d’importation Educ-Horus

Voir la transcription

La première importation nécessite deux sources de données : logiciel d’emploi du temps et fichiers SIECLE.
Lors de cette première étape on écrase la répartitions des élèves dans les groupes (on efface l’année scolaire précédente)

Important : lors de la première importation, vous devez sélectionner la suppression des groupes existants dans Educ-Horus.

Etape 2 : Mettre à jour le système d’information de l’établissement (STSWEB, SIECLE)

Mise à jour du système d’information du collège

Voir la transcription

CC BY SA NC - Dane académie de Versailles

Passé la période de rentrée, il est nécessaire de faire une mise à jour des données dans le système d’information depuis les fichiers du logiciel d’emploi du temps

  1. Importer les associations enseignants-groupes dans STSWEB
  2. Importer les associations élèves-groupes dans SIECLE

Le peuplement des groupes dans SIECLE n’est visible que le lendemain de l’import du fichier.

Besoin d’aide ?

  • À propos des actions à réaliser sur le système d’information SIECLE , STSWEB  : contactez le support académique CARIINA.
  • À propos des actions à réaliser sur le logiciel d’emploi du temps : le support de votre éditeur : Index-Éducation ou Axess.
  • À propos du fonctionnement des services de l’ENT
Les support ENT par projet
 Collège des Yvelines  par courrier électronique support.oze@ecollege78.fr, par téléphone : 09 70 72 29 97
Collège des Hauts-de-Seine par internet : https://enc92.easyvista.com, par téléphone : 09 75 18 05 01

Les projets ENT mettent à disposition une documentation complète pour accompagner les équipes de direction dans les paramétrage de leur ENT :

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